Il termine robot può assumere diversi connotati, ma quelli che trattiamo in questo articolo non sono i robot fisici. In altre realtà che sono tecnologicamente più avanzate della nostra vengono utilizzati già da diverso tempo, ma è ancora sconosciuto il loro utilizzo all’interno degli studi professionali. La contabilità condominiale potrebbe essere facilmente rimpiazzata dai robot, ma possono essere utilizzati anche per altri compiti con un unico scopo, quello di farci guadagnare tempo.
Questo procedimento prende il nome di Robotic Process Automation che è una tecnologia che emula il comportamento di un utente che interagisce con i vari processi di business.
Si tratta di un software che può essere virtuale o su un computer dedicato che ha lo scopo di imitare l’operatore permettendo di ripetere quello che avrebbe fatto un operatore fisico. Registra i comportamenti per poi ripeterli. E’ infatti utilizzato per automatizzare processi ripetitivi permettendo una riduzione dei costi, un aumento dell’efficienza, una riduzione degli errori, un incremento dell’efficienza e maggior tempo a disposizione per attività a maggiore valore aggiunto.
Un robot è mediamente 15 volte più veloce di un essere umano, può lavorare 24 ore su 24 e 365 giorni all’anno con una spesa che varia dal 20% al 60% del costo di un dipendente. La variabilità di questo costo è data dal numero di automazioni perché chi fornisce il robot ha un sistema di tariffazione basato sul tipo e sul numero di operazioni che questo svolgerà. Da uno studio dell’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano, è emerso che il mercato italiano si è assestato su un valore di 200 milioni di euro e la parte principale della spesa pari al 33% è riconducibile a progetti di Intelligent Data Processing, ossia a quegli algoritmi necessari per analizzare ed estrarre informazioni dai dati.
Per l’installazione di un robot di questo tipo è richiesta una valutazione preliminare con lo scopo di analizzare i processi all’interno dello studio e vedere come possono essere automatizzati. Per calcolare il ritorno dell’investimento la domanda preliminare da farsi è quante ore di lavoro si possono risparmiare, tenendo conto che si libera del tempo a delle risorse e che potranno essere reimpiegate in attività più lucrative.
Un robot potrà quindi scaricare le fatture dal SDI, registrarle in prima nota, gestire la contabilità, compilare ed inviare alla banca i mod. F24, inviare le dichiarazioni fiscali, smistare la posta elettronica. L’unico limite alla sua attività è la fantasia. Lo si può impostare anche in maniera che possa confrontare diversi contratti ed emettere un report con le differenze. Può essere utilizzato anche per la gestione delle chatbots. Il potenziale applicativo è praticamente infinito.
Ma quali sono i rischi? Il robot va comunque controllato sia prima di renderlo operativo ed almeno nella fase iniziale è opportuno controllare il suo operato. Volendo lo si può impostare che rediga il rendiconto consuntivo ed il bilancio preventivo per poi inviarlo automaticamente ai condomini o per mail o con la postalizzazione, ma questi due conteggi forse è meglio che vengano supervisionati dall’amministratore.
Il robot va mantenuto e chi lo crea può intervenire da remoto per correggerlo o per farlo evolvere. Si è notato che la naturale diffidenza iniziale si trasforma in breve tempo una corsa ad un ampliamento del numero di robot.
Bisogna però decidere cosa automatizzare, come sviluppare il sistema, la scelta del prodotto migliore e la gestione del cambiamento post automazione. Esistono infatti vari tipi di robot, con vari costi e varie funzionalità. Tutto questo porta ad un cambiamento organizzativo all’interno dello studio, serviranno reskill e change management.
Non dobbiamo tuttavia sottovalutare un aspetto psicologico perché quando un dipendente vedrà l’introduzione del robot, saprà che a breve questo avrà il compito di sostituirlo. Bisognerà pertanto tranquillizzare il dipendente assicurandolo che il robot sarà solo un ausilio per portare notevoli risparmi e miglioramenti.
Negli studi di maggiori dimensioni sarà di fondamentale importanza l’introduzione della figura dello specialista in RPA che gestirà questi processi.
Per muovere i primi passi in questa direzione c’è una realtà più semplice e gestibile in autonomia che è la web automation app che permette di connettere varie applicazioni, di assegnare task a questi strumenti e di automatizzare le operazioni desiderate. Si segnala, tra i vari, Zapier, un software che consente di mettere in connessione diversi programmi permettendo ad esempio di far interagire un messaggio di posta elettronica con un foglio Excel. Questo software, gratuito fino ad un certo utilizzo, ha il limite di mettere in connessione i software più conosciuti, quelli contenuti all’interno del suo database, quindi non aspettiamoci che interagisca col gestionale che utilizziamo per i condomìni.